Kleines Steuer- Einmaleins Teil 5: Telefonkosten absetzen als Freiberufler und Selbstständiger

altes Telefon schwarz
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Letzte Woche erhielt ich einen Leserbrief mit der Frage, ob man als Freiberufler Telefonkosten von der Steuer absetzen kann. Beruflich veranlasste Telefonate und Kosten, die in diesem Zusammenhang stehen, können als Betriebsausgabe abgesetzt werden.

Diese Telefonkosten können abgesetzt werden

  • Gesprächsgebühren
  • Grundgebühren des Anschlusses
  • Instandhaltungskosten und Reparaturen
  • Anschaffungskosten der Geräte wie Mobiltelefon, Telefonanlage, Faxe, Router

Variante 1: Ein privates und ein Geschäfts-Telefon

 

Wer den Luxus eines separaten Geschäftstelefons besitzt, kann dieses komplett abrechnen. Das setzt natürlich voraus, das es noch ein privates Telefon gibt, denn kein Finanzamt glaubt, dass nur geschäftlich und nie Privat telefoniert wird. Das muss nachvollziehbar sein. Dann sind alle Kosten dieses Anschlusses absetzbar.

Variante 2: Telefon wird beruflich und privat genutzt

Die meisten Freiberufler nutzen ihren Anschluss privat und geschäftlich. Das ist auch sinnvoll wenn es keine konkreten Sprechzeiten gibt. Hierfür gibt es 2 Lösungen.

20% Pauschale, maximal 20 Euro im Monat

Bei der ersten Möglichkeit werden 20% der Telefonkosten pauschal als Betriebsausgaben geltend gemacht. Das ist die einfachste Variante. Dabei darf maximal ein Betrag von 20 Euro monatlich abgerechnet werden.

*Update: Nachdem ich mich mit einem Fachmann das Thema besprochen habe weiß ich jetzt, dass die “20% und 20 Euro im Monat Regelung” nur für Werbungskosten bie Arbeitnehmer gelten. Ich selber habe meine Steuererklärung als Freiberufler nach diesem Schema abgerechnet und es wurde in meinem Fall anerkannt. Am besten und am Lukrativsten ist dann also die nächste Variante mit dem Einzelverbindungsnachweis.

Einzelverbindungsnachweis

Wer weitaus mehr beruflich telefoniert, für den lohnt sich die Aufschlüsselung eines Einzelnverbindungsnachweises. Dafür verlangt das Finanzamt eine ausführliche Auflistung, welche Telefonate beruflich und welche privater Natur sind. Diese Daten müssen über drei Monate gesammelt werden, um dann den prozentualen Anteil der Kosten zu ermitteln. Dabei kann man die drei Monate im Jahr legen, wie man möchte. Sie müssen nur am Stück, also ohne Unterbrechung sein. Daraus ermittelt man dann seinen individuellen geschäftlichen Prozentsatz und wendet diesen auf die Telefonkosten des gesamten Jahres an. Wenn sich in den nächsten Jahren die geschäftlichen Voraussetzungen bei der Telefonnutzung nicht wesentlich ändern, dann nimmt man den gleichen Prozentsatz weiterhin an.

Die Aufschlüsselung muss folgende Punkte enthalten:

 

  • Datum und die Uhrzeit des Gesprächs
  • Nummer des Empfängers bei Telefonaten / Faxen
  • Name des Empfängers
  • Kosten des Gespräches
  • Grund des Gespräches / des Faxes

Man kann also sehen, dass der Aufwand nicht unerheblich ist und nur in Frage kommt, wenn die Gesprächskosten die 20 Euro Pauschale weit überschreiten.

Literatur

Ich empfehle den Praxisleitfaden Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Er kostet 16,20 Euro und ist eine gute Hilfe bei Steuerfragen.

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29 Replies to Kleines Steuer- Einmaleins Teil 5: Telefonkosten absetzen als Freiberufler und Selbstständiger

  1. Daniel sagt:

    Hallo,

    vielen Dank für diesen Beitrag. Das mit den 20% bzw. 20 EUR hab ich schon öfters gelesen. Ich bin selbststängig und mache gerade meine Steuererklärung mithilfe des Wiso Internetsparbuchs, und hänge gerade an dieser Stelle fest.
    Denn in der Hilfe zu diesem Thema wird hinsichtlich des pauschalen Ansatzes der Aufwendungen folgendes geschrieben:
    “Zwischen folgenden Nutzungen wird unterschieden:
    - Nutzung als Arbeitnehmer
    - Nutzung als Arbeitnehmer und / oder als Gewerbetreibender oder Selbstständiger
    - Nutzung ausschließlich als Gewerbetreibender oder Selbstständiger”
    und weiter unten dann bzgl. der ausschließlichen Nutzung als Selbstständiger:
    “Eine Auswahl des Pauschalen Wertansatzes kommt in diesem Fall nicht in Betracht.”

    Was denn nu? Selbstständige können keine Pauschalen Aufwendungen absetzen? Und wenn doch, so wie von Ihnen beschrieben, kann ich dann einfach 240 EUR (20 x 12) jährliche Telefonkosten ansetzen? Denn das wären bei mir um einiges mehr als 20% der tatsächlichen Kosten.

  2. Ich habe dieses Jahr meine Steuererklärung “manuel” gemacht und pauschal 20% veranschlagt. Das ist so durchgegangen. Ich habe pro Monat weniger als 100 Euro an Telefonkosten und komme somit auch nicht auf 20 Euro pauschal.
    Wenn Deine Kosten höher sind, dann kommt für dich wirklich nur der Einzelverbindungsnachweis in Betracht.
    Ich selber habe Wiso noch nicht benutzt. Mich interessiert aber auch, wie das Programm die Sache angeht.
    Ich habe eben eine Mail an den die Pressestelle geschrieben. Mal sehen was die meinen.
    Bitte schreib mal, wie Du das Problem gelöst hast.

  3. Daniel sagt:

    Hallo Stefan,

    danke für Deine Antwort.
    Hm, also ich glaub jetzt hab ichs grundsätzlich mal verstanden. Ich kann wohl nur 20% der tatsächlichen Kosten ansetzen. Das sind bei mir weit weniger als 20 Euro :) Schade, dachte, da kann man noch was rausholen.

    Das Problem beim Wiso Steuersparbuch ist nicht, dass man dort die 20% nicht eintragen könnte. Vielmehr hat mich einfach nur der Hilfetext verwirrt, nach dem man diese Praxis bei Freiberuflern garnicht anwenden dürfte. Aber wenn Du das auch so gemacht hast (und ich habs ja auch an anderen Stellen mehrfach im Internet gelesen), werd ich es eben auch so machen.

  4. Ich habe bei Wiso nachgefragt und die Antwort findet ihr in dem Update oben im Artikel.

  5. Daniel sagt:

    Vielen Dank für deine Mühe! Das Ergebnis ist aber natürlich leider für uns Freiberufler nicht so toll. Schade dass wir keine Pauschale anwenden dürfen, dass macht das Ganze viel aufwendiger.

  6. Leider ja, andererseits, wenn du es einmal gemacht hast, kannst du den Prozentsatz weiter benutzen und kannst mehr abrechenen als mit einer Pauschale.

  7. Joe sagt:

    Hallo Stefan,

    hab gerade erst deinen Blog entdeckt. Ist wirklich sehr schön geschrieben und ich hab mich gleich durch mehrere interessante Artikel geklickt ;)

    Weißt du ob ich als freiberuflicher Musiker bei Variante 1 alle Kosten für einen Handyvertrag mit Flatrate (z.B. “o2 on business) absetzen kann? Im o2-shop wurde mir erzählt, ich könne 80% absetzen. Mit dieser Regelung wäre ich sehr zufrieden, aber ich weiß nicht, ob das so stimmt.

  8. Wenn du nachweisen kannst, dass das Telefon 100% dienstlich genutzt wird und du noch ein 2. private Telefon besitzt sehe ich nicht warum du es nicht zu 100% absetzen kannst. Wenn auch private Telefonate davon abgehen müsstests Du auch 3 Monate eine Nachweis führen um den Prozentualen Anteil zu ermitteln.

  9. Joe sagt:

    Ok, super,
    vielen Dank für deine Antwort!

  10. Sebastian sagt:

    Hi,

    wie sieht es denn aus mit Internetkosten? Ich habe natürlich eine Flatrate, nutze diese auch privat, allerdings hauptsächlich beruflich, weitaus mehr als mein Telefon.

    Kann ich hier ein Teil der Kosten auch als Betriebskosten absetzen? Wenn ja, wie viel und wie kann ich es beweisen?

    Danke!

  11. Ich weiß nicht genau wie das in so einem Fall gehandhabt wird. Ich würde pauschal mit 20% rangehen. Das ist plausibel weil du den genauen Anteil wie bei den Telefonkosten für 3 Monate aufschlüssel müsstest. Da steht der Aufwand (webseiten archivieren) nicht im Verhältnis.

  12. Sebastian sagt:

    Danke dir, ich werde nochmal weiter recherchieren, da ich 20% zu wenig finde, da ich zurzeit min. zu 60% wenn nicht sogar 70% das Internet aus beruflichen Gründen nutze.

  13. Timo sagt:

    Hi All,

    wie ist dass denn mit den Kosten des Anschlusses. Ich habe eine eigene Nummer für mein Büro, und eine für Privat. Also kann ich den Einzelnachweis ganz leicht erbringen, der kommt ja quasi von der Telefongesellschaft. Aber wie teilt sich dann der Anschlusspreis und der Preis für sonstige Extras auf, normal liegt ja heutzutage da eher der größere Betrag verborgen…

  14. Die Kosten für den geschäftlichen Anschluss kannst Du natürlich auch steuerlich absetzen.

  15. Chris sagt:

    Hallo,

    vielen Dank für den tollen Artikel. Werde mich am 1.6 selbständig machen (mit einer UG) und habe in den letzten 9 Jahren als Angestellter mein Firmen Handy auch privat genutzt (natürlich von der Firmal erlaubt). Ich würde gerne vor der eigentlichen Firmengründung schon auf einen neuen Vertrag wechseln um allen privaten Kontakten die Möglichkeit zu geben sich an die neue Nummer zu gewöhnen. Meine Frage ist nun kann ich einen Vertrag den ich als Privatperson abgeschlossen dann ab Juni als Firmentelefon nutzen und dann über den Einzelverbindungsnachweis steuerlich geltend mache?

    Vielen Dank,
    Chris

  16. Peter1726 sagt:

    Hallo,

    komischerweise wurden bei mir 100% der Handykosten anerkannt, obwohl ich nur nebenbei eine Selbstständigkeit habe.

  17. Wenn es keine Prüfung gibt, gehen die meisten Sachen durch. Aber ist doch super :)

  18. Peters1726 sagt:

    Ich weiß nicht, ob es evtl. eine Rolle gespielt hat, dass der Handyvertrag ein Geschäftkundentarif ist und somit nur aufgrund meiner selbstständigen Tätigkeit buchbar ist. Oder spielt es keine Rolle, ob normaler Privatkunden- oder Geschäftskundentarif?

  19. Meiner Auffassung nach ist egal, wie der Tarif heisst.

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