Richtig Rechnungen stellen Teil 3: Ist eine Rechnung per E-Mail seit dem Juli 2011 zulässig und wirksam?

7 oder 19% Mehrwertsteuer? Foto: Andres Rueda

Seit dem 1. Juli 2011 kann man Rechnung auch via E-mail verschicken. Davor ging das zwar auch, aber nur wenn man die E-mails anständig nach dem Signaturgesetz (SigG) oder im EDI-Verfahren signiert wurden. Grundsätzlich können Unternehmen die Mehrwertsteuer nur geltend machen, wenn Rechnungen ordentlich ausgestellt sind.

Die Voraussetzungen für Rechnungen via E-mail

Wer die Rechnung stellt kann selber wählen, in welcher Form er sie verschickt. Via E-mail oder mit der Post. Der Rechnungsempfänger muss der Form zustimmen. Das sollte im Großen und Ganzen kein Problem darstellen. Rechnungen, die via E-mail verschickt werden müssen trotzdem alle üblichen Dinge enthalten. Wer nachlesen möchte, was in eine ordentliche Rechnung gehört findet weiter unten den passenden Link.

Aufbewahrung der elektronischen Rechnung als Originaldatei

Alle Unternehmen müssen ihre Rechnungen und Unterlagen für 10 Jahre aufbewahren. Für die Buchhaltung, können elektronische Rechnung ausgedruckt werden. Für die Aufbewahrung mussen die Rechnungen im Origninal aufbewahrt werden. Das muss jeder Freiberufler selber sicherstellen. Ich weiß zwar nicht, warum ein Ausdruck nicht den selben Wert hat, aber vielleicht hat dies etwas mit der Lesbarkeit zu tun. Die könnte bei einem schlechten Drucker nicht mehr gewährleistet sein.

Richtig Rechnungen stellen

Hier findet ihr die beiden ersten Teile zur Serie “Richtig Rechnungen stellen”

Teil 1: 10 Dinge die in jeder Rechnung enthalten sein müssen

Teil 2: Müssen Rechnungen unterschrieben werden?

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Foto: Andres Rueda

11 Replies to Richtig Rechnungen stellen Teil 3: Ist eine Rechnung per E-Mail seit dem Juli 2011 zulässig und wirksam?

  1. Lisa sagt:

    Gut zu Wissen! Das werde ich in Zukunft mal ausprobieren. Es sit auch sehr praktisch, dass die Rechungen nicht unterschreiben werden müssen. So langsam läuft ja soweiso alles nut via Internet und elektronisch.

  2. Daniel sagt:

    “Für die Aufbewahrung mussen die Rechnungen im Origninal aufbewahrt werden.”

    Heißt das jetzt, wenn ich meine Rechnungen am Computer schreibe (was ja heute wohl fast jeder macht), dann ist mit dem “Original” die Datei gemeint? Und die muss ich dann mit Hilfe eines Backups (?) 10 Jahre lang aufbewahren. Der Ausdruck ist ja anscheinend damit nicht gemeint.

  3. Damit sind Rechnungen gemeint, die Du via Email verschickst. Es soll bald eine Regelung geben, die das System vereinfacht.

  4. Jonas sagt:

    Darf man online Rechungen nicht schon seit Ewigkeiten stellen? Ich glaube die Telekom macht das schon sehr lange.

  5. Rechnungen werden schon lange via Email verschickt. Nur vor dem Juli 2011 mussten diese aufwändig elektronisch signiert werden. Für große Firmen ist das kein Problem. Freiberufler und kleine Betriebe hatten da schon ihre Schwierigkeiten.

  6. nullbarriere sagt:

    Zitat: “Der Rechnungsempfänger muss der Form zustimmen.” (in FETT)

    Ist doch etwas missverständlich formuliert: Muss der nämlich gar nicht.

    Richtig ist: “Der Rechnungsempfänger muss dem Emailversand zustimmen, bevor/damit ich Rechnungen per Email versenden kann.”

    War doch sicher so gemeint, oder?

  7. Hallo Nullbarriere,

    vielen Dank für die Berichtigung. Das ist unglücklich formuliert. Danke

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