„Geschäftsessen“ reicht nicht: So muss der Grund/Anlass für Bewirtungskosten formuliert werden

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Was alles zum Abrechnen von Bewirtungskosten beachtet werden muss, habe ich ausführlich im 1. Teil des kleinen Steuer Einmaleins: Bewirtungskosten als Betriebsausgabe besprochen. Und doch kommt es vor, dass Quittungen nicht anerkannt werden. Der Teufel steckt wie immer im Detail.

Bewirtung muss geschäftlich veranlasst sein

Bewirtungen die in der Steuer abgerechnet werden sollen müssen generell einen beruflichen Hintergrund besitzen. Das sind z.B.

Anbahnung von Geschäftsbeziehungen
Pflege der Geschäftsbeziehungen
Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

Die Freundin schick ausführen oder mit dem Kumpels einen drauf machen gehört nicht dazu.

Der Grund muss konkret ausformuliert sein

„Geschäftsessen“, „Kundengespräch“ oder „Projektbesprechung“ zählt als Bewirtungsgrund schon lange nicht mehr. Der Grund muss schon deutlich ausformuliert werden. Das bedeutet nicht, dass Ihr Romane verfassen müsst. Der Sachbearbeiter muss eine Idee davon haben, worum bei der Bewirtung ging.

hier drei Bsp:

„Projektbesprechung zu Projekt XYZ“
„Vertragsgespräch zum Messeauftritt im November 2013“
„Nachbereitung Auftrag XYZ“

Ihr seht schon in welche Richtung es geht. Ihr müsst nicht besonders Kreativ sein. Widersteht dem Drang „Ich will nicht immer das Gleiche schreibe“. Niemand soll mit Romanen das Finanzamt unterhalten. Der Grund muss nachvollziehbar und konkret sein. Versetzt Euch in die Lage des Sachbearbeiters. Wüsstet Ihr worum es geht?

Außerdem müssen die Namen der bewirteten Personen aufgeführt werden. Für Rechnungen ab 100 Euro muss auch der Bewirtende aufgeführt werden. Dies muss zeitnah erfolgen. Macht es am Besten an Ort und Stelle, dann ist die Sache erledigt.