Geübt ist geübt. In vielen deutschen Unternehmen werden Belege sorgsam gesammelt, abgeheftet und für das Finanzamt  aufbewahrt. Doch mit der digitalen Buchführung hat sich in den letzten
Jahren eine Alternative entwickelt, die nicht nur Nerven und Zeit,  sondern auch noch Kosten spart. Noch immer herrscht in vielen Firmen aber große Unsicherheit, ob die beleglose Buchführung auch wirklich rechtssicher ist und vom Finanzamt anerkannt ist. Dabei unterscheiden sich die Anforderungen an die digitale Belegführung deutlich von herkömmlichen Papierrechnungen.

Alles halb so wild, oder?

Wagen wir zu Beginn noch einen Blick in die Vergangenheit: Bis Mitte 2011 schrieb der Gesetzgeber vor, dass elektronische Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (auch digitale Signatur) versehen sein müssten. Diese war Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Dennoch hatten viele Firmen und Kleinunternehmer große Schwierigkeiten, der Forderung nach einer digitalen Signatur nachzukommen. Deshalb reagierte das Bundesministerium der Finanzen Ende 2011 und Mitte 2012 mit zwei erläuternden Schreiben zur Steuervereinfachung. Obwohl damit die Anforderungen an die digitale Buchführung dadurch deutlich gesunken sind, gibt es heute immer noch Irritationen.

Eigentlich verwunderlich, denn Rechnungen, die elektronisch, d.h. als Bild oder PDF verschickt werden, berechtigen den Empfänger zum Vorsteuerabzug, wenn die Echtheit der Rechnung bzw. ihre Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sind, so das Ministerium. Im Klartext bedeutet dies, dass die Rechnung für das menschliche Auge lesbar sein muss und die Rechnung eindeutig einer Leistungserstellung zugeordnet werden kann. Auch der im Schreiben vielfach erwähnte „innerbetriebliche Prüfpfad“ meint nichts weiter, als den manuellen Abgleich der Rechnung mit, Lieferscheinen, Bestellkopien, Kaufverträgen oder ähnlichem.

Es empfiehlt sich, auch diese Unterlagen aufzubewahren. Damit aber kein Anbau ans hauseigene Archiv nötig wird, gibt es auch hier die Möglichkeit der digitalen Verwahrung. Um eine dauerhafte Rechnungsprüfung zu etablieren und Lücken in der Dokumentation zu vermeiden, empfiehlt sich die Etablierung eines Prozessablaufes zur Gewährleistung der gesetzgeberischen Anforderungen. Die konkrete Ausgestaltung überlässt das Ministerium dabei den Unternehmen und Selbständigen. Die Praxis dürfte also vielerorts ganz unterschiedlich gehandhabt werden. Es empfiehlt sich aber, nach Erhalt der Rechnung diese um die oben erwähnten weiteren Unterlagen zu ergänzen und – je nach Wunsch – digital oder physisch zu archivieren.

Die Zukunft der Buchführung ist digital 

Die Vorteile der digitalen Buchführung sind vielfältig: Wichtige Dokumente sind in der privaten Cloud sicherer als im Büro oder auf dem Firmen-PC. Dort können Feuer, Stromausfälle oder defekte Hardware den Daten den Garaus machen. Zudem wird die Arbeit immer mobiler und ihrer Erscheinungsformen variantenreicher. Selbst Beschäftigte in Großkonzerne sind manchmal nur noch selten in den Zentralen anzutreffen und müssen ihre Belege von unterwegs an die eigene Buchhaltung übermitteln. Immer mehr webbasierte Komplett-Lösungen stoßen genau in diese Lücke und bieten Komplett-Lösungen für die digitale Abrechnung, Rechnungserstellung, Liquiditätsübersicht bis hin zur Zeiterfassung.

Durch die Archivierung aller wichtigen Belege in der Cloud und den einfachen Zugang über jeden beliebigen Browser sorgen die Web-Tools dafür, dass das Büro auch ohne schweren Papierordner an jedem Ort und zu jeder Zeit online ist. Viele Anbieter haben ebenfalls eine Scan-Funktion mit im Gepäck, die Belege einscannt und dafür sorgt, dass wichtige Unterlagen nicht im Portemonnaie verknittern. Die Belegerfassung per E-Mail und die Archivierung von Dokumenten von unterwegs wird somit zum Kinderspiel. Und auch die oftmals kritische und zeitaufwändige Übergabe von Dokumenten an Steuerberater oder das Finanzamt wird damit vereinfacht.

Kritiker meinen, dass die Cloud noch zu viel Schatten werfe. Durch die Auslagerung von Daten sind Unternehmen beispielsweise längst noch nicht von Aufbewahrungsfristen befreit und ein zentraler Datenknotenpunkt im Internet kann durch Schäden an der Infrastruktur oder durch gezielte Hacks zum Nachteil von Unternehmen temporär nicht erreichbar sein. Schon jetzt laufen Schockwellen durch das Internet, wenn etwa der Google Drive hustet und Nutzer nicht auf ihre Mails zugreifen können oder auf Seiten, die ihren Handel über Amazon Services anbieten, nicht mehr zugegriffen werden kann. Dennoch überwiegen bei der Cloud-Nutzung klar die Vorteile und insbesondere Firmen aus Deutschland pflegen einen hohen Standard bei Datenschutz und Privatsphäre.

Fazit

Die digitale Buchführung führt in Deutschland immer noch ein Schattendasein, dabei sind die Anforderungen des Gesetzgebers an elektronische Rechnungen deutlich gesunken und mittlerweile der Papierform gleichgestellt. Webbasierte Komplett-Lösungen ermöglichen neben der Rechnungsstellung auch die bequeme mobile Belegerfassung durch Scan-Apps und erleichtern den Datenaustausch mit Steuerberatern und Finanzbehörden. Papierlos zu arbeiten und auf die digitale Buchführung umzustellen lohnt also gleich mehrfach: Sie schonen die Umwelt, schaffen mehr Ordnung auf dem Schreibtisch und haben neben geringeren Kosten auch wieder mehr Zeit für wichtige Dinge und deutlich weniger Stress bei der Abrechnung.

Dieser Gastartikel stammt von Jan C. Rode. Jan ist bei FastBill seit 2013 mitverantwortlich für die externe Kommunikation. Zuvor hat er in ähnlicher Funktion für den Volkswagen Konzern und Deutsche Post DHL gewirkt. Rode zählt ebenfalls zu den profiliertesten Bloggern Deutschlands und dort als „Der Medienlotse“ bekannt.