Kleines Steuer- Einmaleins Teil 2: Reisekosten korrekt abrechnen

Flughafenanzeige


Im 1. Teil des kleinen Steuer- Einmaleins ging es um Bewirtungskosten als Betriebsausgabe. Heute widmen wir uns den Reisekosten. Als Mime und Performancekünstler bin ich viel unterwegs. Das ist nicht nur schön, sondern kostet auch Geld. Ein großer Teil davon kann steuerlich geltend gemacht werden. Hier ein Überblick:

Fahrtkosten

Jedem steht frei, wie er reist. Ich persönlich bevorzuge Bahn und Flieger, nicht nur,weil ich viele Punkte in Flensburg habe, sondern weil es sehr entspannend ist unterwegs Filme zu schauen, mit dem iPhone zu spielen und z.B. diesen Artikel zu schreiben.

Diese Art der Fortbewegung macht auch die Abrechnung leicht. Alle betrieblich bedingten Fahrten können problemlos als Fahrtkosten geltend gemacht werden. Dazu zählen auch Taxi, Mietwagen, die öffentlichen Verkehrsmittel und Fähren. Umsatzsteuer ist wie gewohnt abzugsfähig. Passt bei Flugtickets auf. Hier können verschiedene Steuerarten auftreten bzw. überhaupt keine deutsche Mehrwertsteuer anfallen.

Wird der private PKW benutzt, gibt es 3 verschiedene Arten der Abrechnung. Die unkomplizierteste ist eine pauschale Abrechnung der Kilometer. In Deutschland können 0,30 €, in Österreich 0,35 € pro gefahrenen Kilometer abgezogen werden. Dies muss in einer Reisekostenabrechnung dokumentiert werden. Achtung, bei der Reisekostenpauschale ist keine Vorsteuer abzugsfähig.

Übernachtungskosten

Alle tatsächlich angefallenen Kosten für Unterkünfte wie Hotel, Herberge oder Apartment werden anerkannt. Nebenkosten wie Minibar und „Bezahlfernsehen“ gehören nicht dazu. Alle anderen Reisenebenkosten wie Telefon, Fax, Parkuhren oder Garagennutzung müssen durch Belege glaubhaft gemacht werden.

Ist in der Hotelrechnung das Frühstück enthalten und lässt sich dieser Anteil nicht explizit ermitteln, müssen die Übernachtungskosten in Deutschland um pauschal 4,80 € (20% von 24 € des Verpflegungsmehraufwands) gekürzt werden. Im Ausland adäquat 20% des geltenden Pauschalbetrags.

Bsp.: Die Hotelrechnung liegt bei 100 € inklusive Frühstück. Dann können die Übernachtungskosten mit 95,20 € (100€ – 4,80€) abgerechnet werden.

KMUs und auch große Konzerne nutzen oftmals die Software von HRworks für die korrekte Reisekostenabrechnung.

Verpflegungsmehraufwand

Wer einmal eine Reise macht, der muss auch mal etwas essen. Das ist meist teurer als sich zu Hause eine Stulle zu schmieren. Schön, dass diese Zusatzkosten in Form von Pauschalen abzugsfähig sind. Bei Abwesenheit von mindestens

  • 8 Stunden sind das 6 Euro
  • mindestens 16 Stunden 12 Euro
  • mindestens 24 Stunden 24 Euro.

Für die Abwesenheit im Ausland gelten andere Pauschalen, welcheHIEReingesehen werden können.

Update: Danke an bejott für folgenden Hinweis: “Die Abwesenheitszeiten gelten pro Kalendertag. Seid Ihr also von 22 Uhr bis 7 Uhr des Folgetages unterwegs (warum auch immer), besteht kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand, da pro Kalendertag keine Abwesenheit von mindestens 8h vorliegt.”

Der Artikel soll einen Überblick der wichtigsten Reiskosten geben. Was ist eurer Meinung nach noch wichtig?

Hier gibt’s mehr:

Um das komplette Steuer 1×1 zu lesen, klickt hier.

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Foto: laurenatclemson

21 Replies to Kleines Steuer- Einmaleins Teil 2: Reisekosten korrekt abrechnen

  1. Unter http://www.logmytrip.de/Reisekosten/ gibt’s noch einige interessante Artikel zum Thema Reisekosten.

    Gruss Andre

  2. Halo Andre,

    vielen Dank für diesen Link. Das ist echt eine Riesensammlung.

    Gruß
    Stefan

  3. bejott sagt:

    kleiner hinweis zum verpflegungsmehraufwand. die abwesenheitszeiten gelten pro kalendertag. seid ihr also von 22uhr bis 7uhr des folgetages unterwegs (warum auch immer), besteht kein anspruch auf verpflegungsmehraufwand, da pro kalendertag keine abwesenheit von mind. 8h vorliegt.

  4. @bejott Danke für den Hinweis. Ich update das gleich mal!

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  7. Justus sagt:

    Hallo Stefan,

    vielen Dank für den wirklich interessanten Beitrag, denn den Teil mit dem Verpflegungsmehraufwand kannte ich noch gar nicht. Ich muss aber auch zugeben, dass ich insgesamt mit den Steuern auf dem Kriegsfuß stehe und meine Buchhaltung mir da laufend den Allerwertesten rettet. Die gab mir auch den Tipp, wenn ich die Reisen korrekt abrechnen will eine korrekte Software dafür einzukaufen. Gesagt, getan und ich kann diese hier tatsächlich empfehlen, denn auch solche Steuer-Legastheniker, wie ich, kommen damt leicht klar: http://www.hrworks.de/ – hoffe das ich damit noch einen kleinen Teil helfen konnte …

    Alles Gute

  8. Lisa Bessain sagt:

    Hallo lieber Stefan,
    ich bin freischaffende Musikerin & Bandleaderin. Der Veranstalter bucht und bezahlt die Übernachtungen für die gesamte Band selbst an das Hotel und stellt Catering im üblichen Rahmen am VA Tag.
    Das ist in unseren Künstlerverträgen so geregelt. Wie nuß das in meiner EÜR berücksichtigt werden?
    Vielen Dank im Voraus! :-) Lisa

  9. Hi Lisa,
    das brauchst Du nicht zu berücksichtigen. Es fliest kein Geld an Dich.

    Aber einen Verpflegungsmehraufwand kannst Du immer geltend machen.

    Für eine Dienstreise im Inland werden Verpflegungsmehraufwendungen angesetzt: (Pro Kalendertag)
    24 € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden,
    12 € bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden,
    6 € bei einer Abwesenheit von weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden

    Dabei zählt die Abwesenheitsdauer von der Wohnung.
    lg
    Stefan

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